To Do This: как составить список задач, который поможет вам не распыляться по мелочам

[@Work] [карьера][Работа над собой]
506
Небанальный To Do List от бывшего сотрудника Google, разработавшего систему быстрых решений управленческих проблем, который подойдет тем, кто хоть раз в своей жизни готовил на кухне (то есть всем).

Писатель Джейк Кнапп, несколько лет назад уволившийся из компании Google Ventures, ненавидит составлять список задач. По его словам, большинство готовых списков и ежедневников сверстаны так, что их владелец не просто не может сконцентрироваться на своих основных целях, но и постоянно проваливает всевозможные дедлайны, ведь он попросту распыляется на выполнение более мелких и менее важных задач.

«Я попросту распределял по порядку задачи, которые мне поручают другие люди, и не мог избавиться от чувства, что современный мир слишком многого от нас требует. Времени на себя почти не оставалось, я просто делал то, что не слишком хочу», – комментирует Джейк свой прошлый опыт планирования своего времени.

В Google Ventures Джейк учил сотрудников справляться с важными стратегическими задачами в короткие промежутки времени по 5 дней (так называемые «спринты»), отдавая приоритет первостепенному проекту и «отбрасывая» все мелкие задачи. Спустя несколько лет он развил свою методику до лайфхака с заполнением небольшого листка бумаги со списком необходимых задач, составить который можно по аналогии… с обычной кухней.

Свой чудо-список автор назвал «Burner List» («burner» с английского – конфорка). Работает он по принципу кухни – когда мы, скажем, готовим ужин из нескольких блюд. На передней конфорке (Front Burner) у нас готовится основное блюдо, на задней (Back Burner) – гарнир. Также нам необходимо некое свободное пространство (Counter Space), чтобы приготовление основного блюда шло быстрее и грамотнее. Помимо этого, мы имеем дело с сопроводительными задачами – такими, как мойка посуды (Kitchen Sink). Они, безусловно, важны, но основными их назвать нельзя, ведь грязная посуда слабо повлияет на то, приготовился ваш ужин или нет.

Определимся с терминами

В данном случае кухонные метафоры от Джейка Кнаппа будут расшифровываться так. Передняя конфорка с основным блюдом – это и есть ваш первостепенный проект; то, что вам необходимо сделать в первую очередь. Это может быть дело всей вашей жизни (на нашем примере, это написание книги), романтичная мечта или то, что поспособствует вашей самореализации. «Срок действия» списка вы определяете сами в соответствии с вашим текущим главным проектом.

Задняя конфорка, на которой готовится гарнир, – это ваш второстепенный проект. Как правило, если главный проект – это то, что необходимо вам самому для вашего личностного развития или построения хорошей карьеры, то второй – это обязательная задача, выполнения которой от вас требуют другие люди. Чаще всего, здесь речь идет о важных поручениях по работе.

Мойка для посуды – это все остальное, что вам нужно сделать за конкретный период времени. Эти задачи не относятся к первым двум проектам и могут касаться как работы, так и домашних обязанностей.

Как это работает

Шаг первый

Возьмите лист бумаги и разделите его на две ровные колонки. Левая колонка будет посвящена тому, что готовится на передней конфорке – то есть вашему главному проекту. Правая – второстепенной задаче.

Шаг второй

Сформулируйте свою главную цель и запишите ее в заголовке к левой колонке (в нашем случае мы пишем книгу). Помните, цель может быть только одна. Ниже составьте список задач, которые помогут вам ее достичь (например, написать главы со второй по пятую или встретиться с издателем).

Шаг третий

Левый нижний угол оставьте пустым. Это и есть то самое «свободное пространство», которое помогает нам в приготовлении основного блюда. С точки зрения достижения вашей главной цели, оно предназначено для систематизации дополнительных задач, которые могут возникнуть в ходе работы над приоритетным проектом. Например, если для написания книги вам не хватает дополнительной фактуры, в этом уголке появится соответствующая задача («собрать факты»).

Шаг четвертый

В верхнем углу правой стороны запишите свою второстепенную цель. Как правило, она должна занимать вполовину меньше вашего времени и сил (если это не так – то пересмотрите приоритеты). Для достижения второстепенной цели также составьте список ассистирующих задач.

Шаг пятый

Наконец, в правый нижний угол («мойку для посуды») поместите мелкие задачи, которые вам, так или иначе, надо сделать, но которые никак не соотносятся с вашими первыми двумя проектами. Чаще всего, здесь речь идет о бытовых проблемах, семейных делах или же легких поручениях на работе. Если наряду с первым и вторым проектами у вас есть другие дела, то тоже отправляйте их в «мойку». Да, это несколько противоречит всем традиционным правилам производительности и самоорганизации, но все же обделить вниманием мелкие задачи нужно для того, чтобы посвятить всего себя более великим вещам.

Почему это работает

Потому что так устроены наши глаза. Наша (европейская) культура чтения подразумевает, что первым делом мы смотрим на левый верхний угол и читаем далее вниз по колонке (неслучайно именно так верстаются современные газеты). Таким образом, уже на подсознательном уровне мы понимаем, какая задача у нас в приоритете, а какая – нет.

Более того, данный список не охватывает все наши дела. Но в этом, как объясняет автор, и заключается вся его прелесть. Такой подход учит нас правильно расставлять приоритеты, а ненужные задачи – просто выкидывать из головы, намеренно не внося их в список. Это, по мнению Джейка Кнаппа, позволяет человеку избавиться от чувства вины от того, что он не успевает справиться со всеми прописанными в ежедневнике задачами, висящими над ним «Дамокловым мечом».

Как только проект реализован, список выкидывается, а на его месте создается новый – с обновленной глобальной целью.

Фото: Getty Images

Нажмите и читайте нас в Facebook
Спецпроекты
НовыйНоябрь 2017
2.0 лет в России