Как написать Email, на который вам точно ответят

[@Work] [карьера]
4591
Написание писем нам кажется чем-то настолько привычным и естественным, что мы редко задумываемся над формулировками и подачей. Меж тем, множество людей понятия не имеют, как писать правильные email. Максим Чернов, эксперт в нетворкинге и построении карьеры, автор блога pronetworking.ru, доходчиво рассказал, как составлять письма, чтобы на них всегда отвечали.

Письмо – это товар

Даже зная, что написание эффективных писем является краеугольным камнем современной коммуникации, никто не спешит обучать молодых специалистов этому важному делу. Умение написать хороший email – тот, на который вам 100% ответят – полпути к достижению цели. Всего от одного письма может зависеть очень и очень многое: получите ли вы хорошую работу, найдете ли вы инвестора для финансирования вашего проекта, добьетесь ли вы совета или помощи, способных изменить всю вашу жизнь.

Каким бы ни было письмо – это товар, даже если вы ничего не продаете в буквальном смысле. Адресат сообщения может ежедневно получать не один десяток, а то и сотню подобных писем. В таком случае уделять одинаковое время и внимание каждому email – не рационально.

Как и в прямых продажах, получатель имеет свои способы сортировки поступающей информации. Общий поток писем разделяется на два: те, которые заслуживают ответа, и те, которые будут без малейших колебаний отправлены в корзину после беглого прочтения. То, куда будет направлен ваш email, зависит от того, насколько он «зацепит» получателя. Письмо дает возможность составить первое впечатление об отправителе, а куда оно пойдет – в раздел «ответить» или «удалить» – зависит от едва уловимых сигналов.

По каким факторам могут НЕ сойтись отправитель и адресат сообщения:

Позиция получателя:

  • ежедневно приходят десятки писем;
  • если личность известная, сообщения часто носят характер комплиментов или грубой лести;
  • регулярно сталкивается со стандартным набором вопросов о товаре/услуге;
  • постоянно не хватает свободного времени;
  • в принципе не против помочь, если это не требует много времени или сил.

Позиция отправителя:

  • затрачивает много времени и усилий на написание «идеального» послания;
  • уверен в оригинальности и уникальности собственного запроса;
  • уверен, что его случай особенный, ранее никто не просил о подобной услуге;
  • не видит гипотетических причин для отказа;
  • стремится как можно подробней рассказать собственную историю, раскрыть все нюансы, чтобы оппонент точно уяснил точку зрения.

Ниже будет приведен список нюансов, на которые люди обращают внимание, принимая решение отвечать ли на письмо. Требования могут казаться излишне жесткими, но это не вопрос личной симпатии или антипатии, а то, на что в действительности обращают внимание редакторы периодики, рекрутеры и владельцы солидных компаний. Это то, о чем люди говорят за вашей спиной, и нет смысла скрывать что-либо, пытаясь казаться более милым и интересным.

Примечание: это руководство справедливо только для писем, когда вам что-то нужно от получателя, пусть даже это только ответ. Если email составляется для обмена информацией, выражения признательности, или как часть дружеской переписки, эти правила не так важны.

Руководство по написанию писем – чеклист

1. Уважайте личное время адресата, убедитесь, что email в принципе необходим.

Когда вы пишете письмо, то сообщаете также следующее: «То, что я хочу донести, стоит как минимум несколько минут твоего времени, которое ты бы мог потратить с пользой для себя, своей работы или уделить родным и близким».

Не заставляйте получателя тратить даже секунды на решение вопросов, в которых можно разобраться самостоятельно. Уважайте других и верьте в себя! Поразительно, сколько вопросов можно решить, обратившись за помощью к любому из поисковиков (иногда так и хочется ответить: «Давайте я погуглю за вас…»).

2. Начинать нужно с приветствия

Переход к делу без предварительного вступления выглядит слишком грубым.

Лучше использовать «Добрый день/вечер, _____», «Здравствуйте, _____». А вот от фамильярностей типа «Привет ____» по возможности воздержаться, особенно, если у вас не был установлен тесный контакт и история переписки не занимает десятки страниц.

Мне кажется, более заметной тенденцию опускать приветствие делают встроенные формы ответа, используемые на большинстве ресурсов. Помните, что вы вводите текст в форму на сайте, а адресат получает самое обычное письмо.

3. Адресуйте послание тому (или тем), кому пишете

Приложите максимум усилий, чтобы выяснить имя человека, который будет читать письмо. Обращение по имени выглядит куда более личным, чем стандартное «Здравствуйте». Также email становится гораздо более персональным, и уже не выглядит как массовая рассылка или спам. Если интересующий вас вопрос задается сразу двоим, здоровайтесь с ними: «Здравствуйте, Юлия и Сергей!»

4. Следите за правильностью написания имени и фамилии адресата

Странно, не так ли? Ошибка при написании имени сразу обрубает все возможные контакты с человеком ещё до прочтения самого сообщения. Получатель может подумать, что вы не только мало что знаете о нем лично, но и в принципе не склонны обращать внимание на мелкие детали. Если же после неправильно написанного имени следует что-то типа «Я ваш искренний поклонник», то вы однозначно покажетесь неискренним.

5. Связь на уровне эмоций между отправителем и получателем – прежде всего

Адресат будет заранее настроен на диалог и захочет помочь, если создадите эмоциональную связь вначале. Главное правило – полная правдивость и краткость.

Несколько образцов в тему:

  • «Читаю ваш ресурс уже 2 года; благодаря блогу pronetworking.ru открыл для себя много интересных методик, познакомился с известными инвесторами и получил повышение на текущей работе».
  • «Три года покупаю воду Gucci Flora, которую вы запускали. Любимым аромат стал после дня рождения, когда я получила от мужа этот прекрасный подарок в роскошной упаковке».
  • «Как ваш земляк из Владивостока…»
  • «Я поражен методикой и результатами ваших исследований брачных игр лосей. Прочитав вашу книгу, я принял решение изучать биогеографию. Поэтому буду рад совету…»
  • Иногда отправители отсылают следующее: «Ваш ресурс – очень интересный и полезный. Особенно пост на тему (любая статья с главной страницы)». Такая связь кажется немного неправдоподобной и может иметь противоположное действие. Лучше составлять текст письма так, чтобы получатель не сомневался в вашем искреннем интересе.

6. Сохраняйте краткость и переходите к делу

Время, рабочее или личное, которое адресат потратит на прочтение вашего мейла – бесценно. Письма на десяти листах мелким почерком и подробнейший пересказ автобиографических данных абсолютно не уместны. Быстрый переход к интересующим вопросам, небольшое количество предложений и общая лаконичность помогут заинтересовать адресата сообщения.

7. Четкость без ущерба для лаконичности

Прекрасный образец НЕ очень правильно составленного сообщения:

Здравствуйте, Максим!
Я в восторге от вашего ресурса. Мы делаем что-то похожее. Может, объединим усилия и займемся совместным проектом? Есть несколько хороших идей, которые я хотел бы обсудить.
Искренне Ваш,
Антон

Понятно, что получатель в недоумении – вы возникли из ниоткуда со своим не очень понятным предложением. Это именно ваша задача – обдумать все детали, сформулировать вопрос и обратиться с определенной идеей – четкой, ясной и вразумительной. Ваша обязанность – предоставить адресату информационный «товар», который он купит или нет. Постарайтесь также облегчить работу получателя и не заставлять его тратить много личного времени и сил на ответное письмо.

Чем меньше текста и чем лаконичнее вопрос – тем больше возможность получения определенного ответа.

8. Не пытайтесь дразнить

Пример некорректного обращения:

Привет, Максим!
Ваш сайт хорош, но у меня есть несколько потрясающих идей по его улучшению. Заинтересовались? Напишите мне.
Евгений

Подобные сообщения подлежат срочному удалению – незачем тратить время на ответ, если сама идея может не заинтересовать.

9. Если есть ссылка – не прячьте ее!

Не нужно голословно упоминать о своем ресурсе. Хотя для получателя поиск упомянутого сайта/портала/ресурса займет несколько секунд, вряд ли кто-то будет это делать для каждого полученного письма. Постарайтесь облегчить труд получателя и заранее устранить очередное препятствие для дела.

10. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Использование КАПСЛОКА – не только моветон в интернет-общении, но и сигнал о невменяемости. Такие письма даже не читаются, а их отправителям хочется посоветовать обратиться к хорошим специалистам.

11. только маленькие буквы – тоже плохо

Невозможно серьезно относиться к сообщению человека, не удосужившегося воспользоваться кнопкой shift.

12. Закончили текст послания – проверьте его на ошибки

Первое впечатление о себе невозможно исправить, а грубые орфографические, грамматические и прочие ошибки не могут его не ухудшить. Особенно пристально следить стоит за словами, лежащими в основе вашей идеи или вопроса. В противном случае создастся впечатление, что вы не разбираетесь в теме и не хотите вникать.

Эти универсальные советы помогут при составлении любых писем – боссу, партнерам, клиенту или интересному автору. Ваши шансы на получение полезного ответа и продолжение плодотворного сотрудничества возрастают на порядок. А сейчас посмотрите небольшое видео от автора статьи, который практически на пальцах объясняет, что можно, а что нельзя в хорошем email’е.

Максим Чернов, эксперт в нетворкинге и построении карьеры, автор блога pronetworking.ru

Фото: Getty Images

Нажмите и читайте нас в Facebook
Спецпроекты
НовыйАвгуст 2017
Top Level