Фото №1 - Матрица Эйзенхауэра и еще 4 техники, которые научат вас правильно расставлять приоритеты

Когда дел становится слишком много, они начинают истощать внутренний ресурс. Многозадачность не поможет решить проблемы, если не научиться правильно расставляться приоритеты. О техниках, которые помогут повысить эффективность, рассказала Поли Гаан — эксперт в сфере SMM и личного бренда, основательница онлайн-академии Gahan SMM Academy.

Причины, по которым важно уметь расставлять приоритеты

Жизнь современного человека протекает в стремительном ритме. Рабочие нагрузки увеличиваются, и в этой погоне за эффективностью любая задача кажется важной и неотложной. Но если присмотреться, то можно обнаружить дела, не требующие сиюминутного выполнения. Их легко отложить и вернуться, когда будет время и возможность.

Грамотное расставление приоритетов — краеугольный камень производительности. Чем лучше мы ранжируем свои дела, тем больше остается свободного времени и быстрее достигается баланс между разными сферами деятельности.

Чтобы научиться расставлять приоритеты, есть по крайней мере три причины:

  • Достигать поставленной цели. Ежедневно перед нами встает множество мелких задач, требующих решения. Если не выделить среди них приоритетные, легко «утонуть» в бытовых проблемах. А глобальные цели так и останутся недостижимыми.

  • Наслаждаться общением с любимыми людьми. Когда нас захватывают рабочие проблемы, мы часто забываем, что нашей семье тоже требуется тепло и общение. Но на это часто не остается времени (читайте также: «8 способов правильно управлять временем»). Расставив приоритеты, можно найти баланс между профессиональной и личной жизнью.

  • Рационально расходовать внутренние ресурсы. Если все время направлять энергию на решение мелких задач, можно быстро выгореть. Глобальные цели при этом останутся не достигнутыми. Человек вертится, «как белка в колесе», но ощутимого результата его деятельность не приносит.

Расставление приоритетов — это настоящее искусство. Но ему нужно научиться. И первый этап — понять, чем приоритизация отличается от простого планирования на определенный промежуток времени.

Фото №2 - Матрица Эйзенхауэра и еще 4 техники, которые научат вас правильно расставлять приоритеты

Чем приоритизация задач отличается от списка дел и целей?

Список задач на день или на неделю — это маст-хэв, который должен быть у каждого продуктивного человека. Но планирование и приоритизация не одно и то же. В перечне могут быть как долгосрочные цели, так и мелкие, но срочные задачи. Если все время концентрироваться на последних, можно самому себе устроить ловушку и так и не приблизиться к заветной мечте.

Расставление приоритетов предполагает синхронизацию процессов. В один день вы можете решать и незначительные бытовые проблемы, и делать очередной шаг к далеко идущей цели.

Приоритизация охватывает все сферы жизни. Если ваше стремление — сбросить вес, вы не будете засиживаться на рабочем месте допоздна, а выделите час на тренировку в фитнес-центре, найдя способ доделать проект или отчет дома или перенести задачу на следующий день.

Правильное расставление приоритетов делает жизнь структурированной и продуктивной. Мы лучше концентрируемся и не тратим время и силы понапрасну, а значит, увереннее идем к своей цели (читайте также: «Куда утекает наша энергия, или 10 секретов энергичных и успешных людей»).

5 техник для расставления приоритетов

Приоритизация — не дар, данный от рождения. Этому можно научиться с помощью специальных техник.

Метод Уоррена Баффета

Подход, предложенный миллиардером, называется «5 к 25». Он помогает избавиться от лишних целей и сконцентрироваться на основных. Суть техники заключается в том, что нужно записать 25 или более любых задач и выбрать из них пять, которые кажутся наиболее приоритетными.

Об остальных следует забыть, пока первые пять не будут реализованы. И тут придется хорошо подумать, на чем сфокусироваться. Такое отсечение целей помогает не распыляться, экономить личное время и ресурсы. Наша эффективность во многом зависит от того, что мы решаем не делать.

Метод Айви Ли

Метод был разработан консультантом по производительности Айви Ли. Он очень простой, но позволяет разобраться с огромным списком неотложных задач:

  • В конце дня записывайте 6 самых важных дел на завтра. Каждое из них должно занять не более 30-45 минут.

  • Расставьте выписанные задачи в порядке приоритетности.

  • На следующий день сконцентрируйтесь на одном задании и не приступайте ко второму, пока не сделаете первое.

  • Поступайте так же с оставшейся частью списка.

  • Незавершенные дела перенесите в перечень задач на следующий день.

Ограниченное количество дел создает рамки, которые позволяют быть более концентрированными и не отвлекаться на посторонние мелкие проблемы.

Фото №3 - Матрица Эйзенхауэра и еще 4 техники, которые научат вас правильно расставлять приоритеты

Многослойная приоритизация

Процесс проходит в 2 этапа. Сначала разделите все задачи на 3-5 категорий. В каждой из них выделите по одному, наиболее важному, делу, и поставьте рядом с ним букву А. Так же поступите с остальными, прописав напротив них буквы алфавита в зависимости от приоритетности: Б, В и так далее.

Затем пронумеруйте задачи, которым присвоена одинаковая буква, по степени важности: А1, А2 и так далее. Смысл в том, чтобы создать дополнительные уровни приоритизации. Тогда в голове все раскладывается по полочкам и уже не кажется столь значимым.

Матрица ресурс-результат

Ресурс — это количество усилий, которые необходимо приложить для выполнения действия. В зависимости от него и расставляем приоритеты:

  1. Дела, требующие минимум затрат энергии, но приносящие результат, делаем в первую очередь.

  2. Следующий этап — задачи результативные, но требующие много ресурса.

  3. Мелкие малоэффективные дела, которыми можно заняться, когда уже почти не осталось сил.

  4. Ресурсные задачи без видимого результата.

Такая матрица позволяет расходовать силы эффективно и при этом не уставать.

Матрица Эйзенхауэра

Это метод, который был разработан президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. В нем распределение идет по степени важности задач. Сначала решаются наиболее важные и срочные. Вслед за ними — значимые проблемы, которые не требуют вашего сиюминутного внимания.

Далее обращайтесь к срочным, но не слишком важным задачам. Дела, которые для вас не являются значимыми, просто удалите из списка и не тратьте на них ресурс.

Умение расставлять приоритеты — залог успешности в современном мире. Чтобы научиться этому, каждый может выбрать себе методику по душе.

Поли Гаан

Эксперт в сфере SMM и личного бренда, основательницы онлайн-академии Gahan SMM Academy.

www.instagram.com/polya.gahan/

Фото: Getty Images, Legion Media