Когда дел становится слишком много, они начинают истощать внутренний ресурс. Многозадачность не поможет решить проблемы, если не научиться правильно расставляться приоритеты. О техниках, которые помогут повысить эффективность, рассказала Поли Гаан — эксперт в сфере SMM и личного бренда, основательница онлайн-академии Gahan SMM Academy.
Причины, по которым важно уметь расставлять приоритеты
Жизнь современного человека протекает в стремительном ритме. Рабочие нагрузки увеличиваются, и в этой погоне за эффективностью любая задача кажется важной и неотложной. Но если присмотреться, то можно обнаружить дела, не требующие сиюминутного выполнения. Их легко отложить и вернуться, когда будет время и возможность.
Грамотное расставление приоритетов — краеугольный камень производительности. Чем лучше мы ранжируем свои дела, тем больше остается свободного времени и быстрее достигается баланс между разными сферами деятельности.
Чтобы научиться расставлять приоритеты, есть по крайней мере три причины:
Достигать поставленной цели. Ежедневно перед нами встает множество мелких задач, требующих решения. Если не выделить среди них приоритетные, легко «утонуть» в бытовых проблемах. А глобальные цели так и останутся недостижимыми.
Наслаждаться общением с любимыми людьми. Когда нас захватывают рабочие проблемы, мы часто забываем, что нашей семье тоже требуется тепло и общение. Но на это часто не остается времени (читайте также: «8 способов правильно управлять временем»). Расставив приоритеты, можно найти баланс между профессиональной и личной жизнью.
Рационально расходовать внутренние ресурсы. Если все время направлять энергию на решение мелких задач, можно быстро выгореть. Глобальные цели при этом останутся не достигнутыми. Человек вертится, «как белка в колесе», но ощутимого результата его деятельность не приносит.
Расставление приоритетов — это настоящее искусство. Но ему нужно научиться. И первый этап — понять, чем приоритизация отличается от простого планирования на определенный промежуток времени.
Чем приоритизация задач отличается от списка дел и целей?
Список задач на день или на неделю — это маст-хэв, который должен быть у каждого продуктивного человека. Но планирование и приоритизация не одно и то же. В перечне могут быть как долгосрочные цели, так и мелкие, но срочные задачи. Если все время концентрироваться на последних, можно самому себе устроить ловушку и так и не приблизиться к заветной мечте.
Расставление приоритетов предполагает синхронизацию процессов. В один день вы можете решать и незначительные бытовые проблемы, и делать очередной шаг к далеко идущей цели.
Приоритизация охватывает все сферы жизни. Если ваше стремление — сбросить вес, вы не будете засиживаться на рабочем месте допоздна, а выделите час на тренировку в фитнес-центре, найдя способ доделать проект или отчет дома или перенести задачу на следующий день.
Правильное расставление приоритетов делает жизнь структурированной и продуктивной. Мы лучше концентрируемся и не тратим время и силы понапрасну, а значит, увереннее идем к своей цели (читайте также: «Куда утекает наша энергия, или 10 секретов энергичных и успешных людей»).
5 техник для расставления приоритетов
Приоритизация — не дар, данный от рождения. Этому можно научиться с помощью специальных техник.
Метод Уоррена Баффета
Подход, предложенный миллиардером, называется «5 к 25». Он помогает избавиться от лишних целей и сконцентрироваться на основных. Суть техники заключается в том, что нужно записать 25 или более любых задач и выбрать из них пять, которые кажутся наиболее приоритетными.
Об остальных следует забыть, пока первые пять не будут реализованы. И тут придется хорошо подумать, на чем сфокусироваться. Такое отсечение целей помогает не распыляться, экономить личное время и ресурсы. Наша эффективность во многом зависит от того, что мы решаем не делать.
Метод Айви Ли
Метод был разработан консультантом по производительности Айви Ли. Он очень простой, но позволяет разобраться с огромным списком неотложных задач:
В конце дня записывайте 6 самых важных дел на завтра. Каждое из них должно занять не более 30-45 минут.
Расставьте выписанные задачи в порядке приоритетности.
На следующий день сконцентрируйтесь на одном задании и не приступайте ко второму, пока не сделаете первое.
Поступайте так же с оставшейся частью списка.
Незавершенные дела перенесите в перечень задач на следующий день.
Ограниченное количество дел создает рамки, которые позволяют быть более концентрированными и не отвлекаться на посторонние мелкие проблемы.
Многослойная приоритизация
Процесс проходит в 2 этапа. Сначала разделите все задачи на 3-5 категорий. В каждой из них выделите по одному, наиболее важному, делу, и поставьте рядом с ним букву А. Так же поступите с остальными, прописав напротив них буквы алфавита в зависимости от приоритетности: Б, В и так далее.
Затем пронумеруйте задачи, которым присвоена одинаковая буква, по степени важности: А1, А2 и так далее. Смысл в том, чтобы создать дополнительные уровни приоритизации. Тогда в голове все раскладывается по полочкам и уже не кажется столь значимым.
Матрица ресурс-результат
Ресурс — это количество усилий, которые необходимо приложить для выполнения действия. В зависимости от него и расставляем приоритеты:
Дела, требующие минимум затрат энергии, но приносящие результат, делаем в первую очередь.
Следующий этап — задачи результативные, но требующие много ресурса.
Мелкие малоэффективные дела, которыми можно заняться, когда уже почти не осталось сил.
Ресурсные задачи без видимого результата.
Такая матрица позволяет расходовать силы эффективно и при этом не уставать.
Матрица Эйзенхауэра
Это метод, который был разработан президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. В нем распределение идет по степени важности задач. Сначала решаются наиболее важные и срочные. Вслед за ними — значимые проблемы, которые не требуют вашего сиюминутного внимания.
Далее обращайтесь к срочным, но не слишком важным задачам. Дела, которые для вас не являются значимыми, просто удалите из списка и не тратьте на них ресурс.
Умение расставлять приоритеты — залог успешности в современном мире. Чтобы научиться этому, каждый может выбрать себе методику по душе.
Эксперт в сфере SMM и личного бренда, основательницы онлайн-академии Gahan SMM Academy.
Фото: Getty Images, Legion Media
