5 правил, как интегрировать перемены в компании

Как можно подготовить сотрудников к серьезным переменам в жизни компании?

Любые перемены - выход из привычного ритма работы, из зоны комфорта, дополнительная нагрузка, приспособление к новым условиям. Сотрудники относятся к переменам настороженно, что по-человечески можно понять. Однако, мир сейчас стремительно меняется и трансформации компаний неизбежны.

Как подготовить сотрудников к изменениям:

• Воспитывайте готовность к принятию изменений;
• Мир нестабилен и это нужно осознать и принять. Неопределенность и изменения являются постоянным фоном работы компаний;
• Вовлекать персонал в перемены внутри компании заранее. В этом случае люди успевают перестроиться, все обсудить, выплеснуть эмоции, выработать свою позицию  до начала проекта трансформации. Это создаст деловую рабочую обстановку в период выполнения проекта. Вовлечение происходит либо на общем собрании, либо в малых рабочих группах;
• Представьте ясную картину будущего, подготовьте ответы на вопросы «зачем» и «что мне это даст»;
• Люди опасаются неизвестности, а потому важно хорошее разъяснение
• Своевременные и четкие ответы на возникающие вопросы снимают возникающее напряжение.

Как себя вести руководителю, если сотрудники крайне негативно воспринимают перемены?

Если у руководителя есть авторитет, то открытых революций сотрудники не устраивают. Могут быть отдельные негативно настроенные персонажи, но не коллектив в целом. Сопротивление, как правило, выражается во внешнем согласии с изменениями, но при этом постоянном невыполнении поручений, касающихся изменений, под разными предлогами. Я бы не рекомендовала ни мотивировать, ни угрожать, так вы создадите дополнительные ненужные эмоции. Люди не просто так сопротивляются – у них есть какая-то причина, до которой нужно докопаться. Существует третий путь – разъяснять и убеждать. Также можно донести до сотрудника важность поручения, что ему оказано доверие внедрять изменения.

Для преодоления сопротивления руководителю самому требуется абсолютная уверенность в том, что перемены необходимы как компании, так и сотруднику лично. Любое сомнение или недостаточная заинтересованность считывается коллективом.

В моей практике ситуации вовлечения и сопротивления сотрудников бывают постоянно, потому что изменения компании – это моя работа. Автоматизация управленческих процессов, учета, рост компании или выход из кризиса – все это требует организационных изменений разного рода. Я всегда сначала прорабатываю вопрос необходимости изменений – так возникает уверенность. Дальше я четко прописываю процесс реализации изменений, и меня каверзными вопросами и сомнениями не собьешь. Затем равномерно распределяю задачи и подробно отвечаю на вопросы. Важно определить заинтересованных людей – они составляют костяк проекта, а остальные потом подтягиваются. Еще я говорю людям: «После того, как вы внедрите эту программу – у вас будет новая современная компетенция. Вы фактически обучитесь за счет работодателя. Это хорошая строчка в резюме! Ваша стоимость на рынке труда возрастет!».

Компания – это сложная многофакторная система. Люди ведут себя определенным образом в силу сложившихся условий. Поэтому я предпочитаю убеждать. По моему опыту, если ровно и спокойно неоднократно разъяснять ситуацию, люди либо успокаиваются, либо сами потом увольняются. И это происходит без каких-то особых конфликтов и обид. Всех же звали в новую жизнь, кто-то принял, кто-то – нет. На этапе внедрения сопротивляющиеся сотрудники отстают от сроков проекта, ситуация становится для них все более некомфортной. Руководителю нужно знать, что увольнения возможны, а потому важно иметь кадровый резерв на этот случай. Для успешного вовлечения сотрудников и избежания увольнений требуется продумать механизмы коммуникации, обучения, разъяснения и поддержки сотрудников в процессе изменений. Люди очень важны в работе компании, а при изменениях – особенно.

Какому алгоритму действий лучше всего следовать во время внедрения перемен?

Менеджмент трансформаций включает в себя пять этапов:

• Выбор стратегии;
• Сценарий трансформации;
• Бизнес-моделирование;
• Проектное управление;
• HR-инжиниринг.

Собственно внедрение изменений - это проект. Поэтому алгоритм – классическое управление проектами: цель, команда, ресурсы, этапы, промежуточные точки, сроки и результаты проекта. Предварительно рассчитать экономическую эффективность. Во время проекта коммуницировать и контролировать исполнение.

У меня недавно был проект по внедрению 1С.ERP. И вот как я организовала внедрение: определила семь направлений (склад, маркетинг, кадры, финансы и т.д.), на каждое из которых мы поставили ответственного за направление сотрудника компании. Потом направления разделились, их стало 15, и на каждое опять был назначен ответственный. Я составила понедельный план внедрения. Один раз в неделю мы собирались все вместе для обмена информацией о ходе внедрения. В остальное время я по кругу разбирала вопросы по всем направлениям. Хороший такт – неделя, задания небольшие и не страшные, проект потихонечку движется, все проблемы проекта решаются практически сразу. За неделю критически отстать от плана невозможно.

Постепенная подготовка сотрудников Vs Быстрые решения

Быстрых решений требуют, как правило, кризисные ситуации. Реализация же стратегии требует тщательной проработки и постепенной реализации всех этапов менеджмента трансформаций. Это не обязательно долгий процесс, но всегда хорошо продуманный. Цена ошибки очень высока.

В современном мире компаниям приходится адаптироваться к изменяющимся внешним условиям. Можно укрупненно выделить актуальные трансформации, которые в той или иной степени затронут всех:

• Цифровая трансформация;
• Трансформация бизнес-модели;
• Организационная трансформация;
• Реинжиниринг бизнес-процессов.

Поэтому владение инструментами менеджмента трансформаций и грамотное управление изменениями становится необходимой компетенцией современного управленца.

Советы сотрудникам: как адаптироваться к переменам?

Во-первых, надо привыкнуть к мысли, что перемены неизбежны. В другой компании они тоже будут - такая сейчас внешняя ситуация. Одновременно, мы же видим, какое внимание уделяется поддержке коллектива, вам все объяснят, обучат, поддержат. Иначе компания просто не выживет, ведь сотрудники должны научиться работать в новых условиях.

Как правильно себя вести – просто задавать вопросы. Не переживать внутри себя, а все высказывать. Уяснить для себя выгоды и возможности новой ситуации. Как минимум, ваша компания развивается, а это стратегически огромный плюс.

Адаптивность у людей различная, не нужно себя ругать, если вы не сразу привыкнете или не сразу поймете новый материал. Также не стоит стесняться выглядеть выскочкой, если перемены вам нравятся.

Люди вообще разные. Кто любит изменения – тот может активно включиться в работу по внедрению. Кто не любит –ждите, пока в проекте дойдет очередь до этапа обучения сотрудников. Ваш фокус будет на исполнении текущей работы, и поддержке тех, кто внедряет изменения. Вы команда, справитесь только все вместе.

Женская Ассоциация Сколково объединяет женщин, занимающихся бизнесом, для обмена опытом и историями успеха, накопленными знаниями и бизнес-практиками. В ходе встреч участницы получают возможность поделиться новыми усепшными идеями, задать интересующие вопросы, завести полезные знакомства и послушать воодушевляющие истории других женщин, которые касаются не только рабочих моментов, но и личных аспектов жизни. Участницы имеют возможность коммуницировать друг с другом в рамках различных мероприятий - тематических бизнес-завтраков, интерактивных дискуссий открытого формата с приглашенными спикерами, семейный нетворкинга с детьми, спортивных и культурных мероприятиях. Ассоциация уделяет большое внимание развитию бизнеса, семье и поиску идеального баланса между карьерой и личной жизнью, спорту и творчеству.