Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Мы знаем несколько эффективных приемов, которые помогут достичь максимальной продуктивности и не сойти при этом с ума.

Как только большинство из нас перешло на удаленный режим работы, всем сразу стало понятно, что это не так просто, как могло показаться изначально. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, поделилась методами, которые помогают ее командам оставаться эффективными.

Продуктивная работа в онлайн-среде требует такой же динамики личного взаимодействия, как и в оффлайне. Без этого мы начинаем чувствовать себя одинокими и социально неустроенными. Именно поэтому разговор о методах по повышению продуктивности лучше начать с обзора конкретных советов, как создать рабочую офисную атмосферу дома – со всеми ее плюсами и минусами.

Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться

Может показаться, что это не самое важное правило, но я бы поставила его на первое место. Ведь человек — существо социальное, и наш мозг не может определять себя без других людей. Если мы перестаем общаться и социализироваться, мы теряем часть своей личности. Поэтому во время удаленной работы особенно важно ощущать общность с людьми со схожими интересами.

Регулярные встречи — это индикатор здоровья вашей команды. Если ваши сотрудники раз в неделю по доброй воле приезжают в офис — просто подвести итоги недели, вместе поиграть в настольные игры, поболтать, съесть пиццу — это признак того, что атмосфера в вашей команде здоровая.

А еще это отличный способ командообразования. Безусловно, коллектив, как и личность, будет проходить через ряд кризисов и конфликтов — без них невозможно развитие. Но благодаря неформальному общению вы сможете урегулировать кризисные ситуации и помочь команде выйти на новый уровень.

Что делать в условиях удаленной работы, когда пятничные сборы в офисе стали невозможны? Переведите встречи в онлайн. Составьте всем коллективом правила регулярных созвонов и встречайтесь, чтобы подвести итоги недели.

Совет №2. Привычки и ритуалы

Формируйте онлайн-привычки, которые будут не только дисциплинировать, но и приносить удовольствие. Это как разгрести завал бумаг на столе в начале рабочего дня или разобрать почтовый ящик за первой чашкой кофе. В работе с распределенными командами такими ритуалами могут стать онлайн-митинги. На них могут решаться не только практические вопросы вроде оценки результатов, но и выстраиваться сплоченные отношения в коллективе.

Совет №3. Доверие

Эффективная работа может проходить только в условиях доверия участников друг к другу. Выстраивать и укреплять доверие возможно не только при личном общении, но и при переходе в онлайн. Например, при видеозвонках нужно включать камеру, чтобы все участники видели друг друга и могли отслеживать мимику и эмоции.

Еще один момент — важно внимательно слушать говорящего. Поэтому специалисты советуют отключать микрофон всем, кто в данный момент молчит — так никто не отвлечется на мяукающего кота или кричащего на заднем плане ребенка. А еще важно разнести в разные плоскости рабочие вопросы, чтобы совещание не превращалось в кавардак.

Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам

Чтобы не тратить на переговоры и совещания большую часть дня, даже к онлайн-встречам обязательно нужно готовиться.

Есть отличная техника IDOARRT: до начала созвона определите цель встречи, желаемый результат, наметьте повестку, распределите ответственных, установите правила и ограничьте встречу по времени. И в самом начале озвучьте все эти пункты участникам. Так все смогут быть более эффективными, а митинг не превратится в разговор на отвлеченные темы, который закончится ощущением «что это было и зачем я потратила на это полчаса своей жизни».

Еще один полезный инструмент для проведения митингов — так называемые whiteboards, или аналоги обычным доскам. Если в офисе вы записывали основные моменты или рисовали удобные схемы на досках, то вам просто необходимо зарегистрироваться в одном из сервисов (читайте также: «Онлайн-этикет: как общаться в рабочих чатах, чтобы не испортить карьеру»).

Совет №5. Берегите свое и чужое время

Тайм-менеджмент помогает лучше организовать свой рабочий день и повысить личную и командную эффективность. Существует ряд полезных техник, о которых поговорим подробнее.

Хронометраж

Кому подходит: руководителю, чтобы оптимизировать рабочий процесс; сотрудникам для оптимизации личного и рабочего времени.

Зачем использовать: учет рабочего времени с помощью хронометража проводят, чтобы установить среднюю продолжительность операций, разработать нормы времени, а также изучить приемы и методы передовых рабочих (то есть перенять лучший опыт).

Описание: замеряйте и фиксируйте продолжительность всех выполняемых действий. А после изучите, сколько времени занимают различные операции, и сделайте выводы.

Контекстное планирование

Кому подходит: метод актуален для всех.

Зачем использовать: исчезает необходимость выделять под гибкие несрочные задачи отдельные слоты — их можно выполнять в подходящий момент без риска забыть.

Описание: структурируйте список дел в соответствии с оптимальными для выполнения конкретных задач контекстами. Например, по месту или исходя из общения с конкретными людьми. Так, созваниваясь с руководителем, вы сможете обсудить все важные вопросы и ничего не упустить.

Матрица Эйзенхауэра

Кому подходит: актуален для всех.

Зачем использовать: если у вас очень много задач или же нужно срочно принимать решение о том, чем заняться, с помощью этого метода удобно расставлять приоритеты.

Описание: все задачи нужно вписать в таблицу из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «не срочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге у вас получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить свое время (читайте также: «Как расставить приоритеты?»).

Метод Альпы

Кому подходит: в основном для руководителей.

Зачем использовать: предварительная подготовка позволяет экономить время на планировании в течение дня, оставленный резерв — на решении внеплановых и срочных вопросов.

Описание: это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели. Изюминка метода в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, а остальные 40% должны отводиться для резерва на непредвиденные обстоятельства.

Метод Шваба

Кому подходит: в основном для руководителей.

Зачем использовать: этапирование важных задач позволяет сохранить структуру рабочего процесса неизменной даже при появлении форс-мажорных ситуаций.

Описание: нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, оставив место для форс-мажоров, которые могут возникнуть во время работы. Важно соблюдать приоритеты, даже когда в плане появляются срочные задачи.

Метод «Помидор»

Кому подходит: актуально для всех, когда появляется задача, которую нужно срочно сделать либо которая требует методичного подхода.

Зачем использовать: инструмент помогает сосредоточить внимание на задаче в определенный промежуток времени.

Описание: работу над задачами нужно разбивать на 25-минутные периоды, называемые «помидорами», с 5-минутными перерывами между ними. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы.

Об эксперте:
Наталья Семичева

Наталья Семичева

 соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor.  

Фото: Getty Images