Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Мы знаем несколько эффективных приемов, которые помогут достичь максимальной продуктивности и не сойти при этом с ума.

Фото №1 - Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Как только большинство из нас перешло на удаленный режим работы, всем сразу стало понятно, что это не так просто, как могло показаться изначально. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, поделилась методами, которые помогают ее командам оставаться эффективными.

Продуктивная работа в онлайн-среде требует такой же динамики личного взаимодействия, как и в оффлайне. Без этого мы начинаем чувствовать себя одинокими и социально неустроенными. Именно поэтому разговор о методах по повышению продуктивности лучше начать с обзора конкретных советов, как создать рабочую офисную атмосферу дома – со всеми ее плюсами и минусами.

Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться

Может показаться, что это не самое важное правило, но я бы поставила его на первое место. Ведь человек — существо социальное, и наш мозг не может определять себя без других людей. Если мы перестаем общаться и социализироваться, мы теряем часть своей личности. Поэтому во время удаленной работы особенно важно ощущать общность с людьми со схожими интересами.

Регулярные встречи — это индикатор здоровья вашей команды. Если ваши сотрудники раз в неделю по доброй воле приезжают в офис — просто подвести итоги недели, вместе поиграть в настольные игры, поболтать, съесть пиццу — это признак того, что атмосфера в вашей команде здоровая.

Фото №2 - Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

А еще это отличный способ командообразования. Безусловно, коллектив, как и личность, будет проходить через ряд кризисов и конфликтов — без них невозможно развитие. Но благодаря неформальному общению вы сможете урегулировать кризисные ситуации и помочь команде выйти на новый уровень.

Что делать в условиях удаленной работы, когда пятничные сборы в офисе стали невозможны? Переведите встречи в онлайн. Составьте всем коллективом правила регулярных созвонов и встречайтесь, чтобы подвести итоги недели.

Совет №2. Привычки и ритуалы

Формируйте онлайн-привычки, которые будут не только дисциплинировать, но и приносить удовольствие. Это как разгрести завал бумаг на столе в начале рабочего дня или разобрать почтовый ящик за первой чашкой кофе. В работе с распределенными командами такими ритуалами могут стать онлайн-митинги. На них могут решаться не только практические вопросы вроде оценки результатов, но и выстраиваться сплоченные отношения в коллективе.

Совет №3. Доверие

Эффективная работа может проходить только в условиях доверия участников друг к другу. Выстраивать и укреплять доверие возможно не только при личном общении, но и при переходе в онлайн. Например, при видеозвонках нужно включать камеру, чтобы все участники видели друг друга и могли отслеживать мимику и эмоции.

Еще один момент — важно внимательно слушать говорящего. Поэтому специалисты советуют отключать микрофон всем, кто в данный момент молчит — так никто не отвлечется на мяукающего кота или кричащего на заднем плане ребенка. А еще важно разнести в разные плоскости рабочие вопросы, чтобы совещание не превращалось в кавардак.

Фото №3 - Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам

Чтобы не тратить на переговоры и совещания большую часть дня, даже к онлайн-встречам обязательно нужно готовиться.

Есть отличная техника IDOARRT: до начала созвона определите цель встречи, желаемый результат, наметьте повестку, распределите ответственных, установите правила и ограничьте встречу по времени. И в самом начале озвучьте все эти пункты участникам. Так все смогут быть более эффективными, а митинг не превратится в разговор на отвлеченные темы, который закончится ощущением «что это было и зачем я потратила на это полчаса своей жизни».

Еще один полезный инструмент для проведения митингов — так называемые whiteboards, или аналоги обычным доскам. Если в офисе вы записывали основные моменты или рисовали удобные схемы на досках, то вам просто необходимо зарегистрироваться в одном из сервисов (читайте также: «Онлайн-этикет: как общаться в рабочих чатах, чтобы не испортить карьеру»).

Совет №5. Берегите свое и чужое время

Тайм-менеджмент помогает лучше организовать свой рабочий день и повысить личную и командную эффективность. Существует ряд полезных техник, о которых поговорим подробнее.

Хронометраж

Кому подходит: руководителю, чтобы оптимизировать рабочий процесс; сотрудникам для оптимизации личного и рабочего времени.

Зачем использовать: учет рабочего времени с помощью хронометража проводят, чтобы установить среднюю продолжительность операций, разработать нормы времени, а также изучить приемы и методы передовых рабочих (то есть перенять лучший опыт).

Описание: замеряйте и фиксируйте продолжительность всех выполняемых действий. А после изучите, сколько времени занимают различные операции, и сделайте выводы.

Фото №4 - Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Контекстное планирование

Кому подходит: метод актуален для всех.

Зачем использовать: исчезает необходимость выделять под гибкие несрочные задачи отдельные слоты — их можно выполнять в подходящий момент без риска забыть.

Описание: структурируйте список дел в соответствии с оптимальными для выполнения конкретных задач контекстами. Например, по месту или исходя из общения с конкретными людьми. Так, созваниваясь с руководителем, вы сможете обсудить все важные вопросы и ничего не упустить.

Матрица Эйзенхауэра

Кому подходит: актуален для всех.

Зачем использовать: если у вас очень много задач или же нужно срочно принимать решение о том, чем заняться, с помощью этого метода удобно расставлять приоритеты.

Описание: все задачи нужно вписать в таблицу из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «не срочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге у вас получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить свое время (читайте также: «Как расставить приоритеты?»).

Метод Альпы

Кому подходит: в основном для руководителей.

Зачем использовать: предварительная подготовка позволяет экономить время на планировании в течение дня, оставленный резерв — на решении внеплановых и срочных вопросов.

Описание: это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели. Изюминка метода в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, а остальные 40% должны отводиться для резерва на непредвиденные обстоятельства.

Фото №5 - Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)

Метод Шваба

Кому подходит: в основном для руководителей.

Зачем использовать: этапирование важных задач позволяет сохранить структуру рабочего процесса неизменной даже при появлении форс-мажорных ситуаций.

Описание: нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, оставив место для форс-мажоров, которые могут возникнуть во время работы. Важно соблюдать приоритеты, даже когда в плане появляются срочные задачи.

Метод «Помидор»

Кому подходит: актуально для всех, когда появляется задача, которую нужно срочно сделать либо которая требует методичного подхода.

Зачем использовать: инструмент помогает сосредоточить внимание на задаче в определенный промежуток времени.

Описание: работу над задачами нужно разбивать на 25-минутные периоды, называемые «помидорами», с 5-минутными перерывами между ними. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы.

Об эксперте:
Наталья Семичева

Наталья Семичева

 соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor.  

Фото: Getty Images